タスク管理ソフトをNozbeからOmniFocusに切替えた話ーその2

さて

 

前回の続きです。

GTD用のソフトとして、OmniFocusを使い始めてから早2週間が経過しましたが、現在のところ非常に気持ちよく使っています。

OmniグループはMac用のソフトをリリースするソフトウェア会社で、旧来のMacユーザの方にはOmni Outlinerがプリインストールされていたりした時期も会ったのでなじみ深いのではないかと思います。

僕もOmni Outlinerを愛用していたので、OmniFocusがリリースされた時、興味を持って購入してありました。

当時はまだGTDやLifehackの考え方が出始めた頃で、デビッド・アレンさんの本も購入したものの積ん読状態にしてあり、結局うまく使いこなせないまま寝かしてありました。

 

前回の記事にも書いた通り、デビッド・アレンさんの本を改めて読んでみて、GTDの考えにもっとも忠実に作られているとされるOmni Focusを再評価した次第です。

 

Omni Focusの良いところは、

 

1．順次進行プロジェクトを扱える

　たとえばカレーライスを作る時、

 

具材を購入＞具材を洗う＞具材を切る＞具材を煮る＞カレールーを加えて煮る

 

　のように、順序立って進行していかねばなりません。これを順次進行プロジェクトと呼びます。

Omni Focusでは、プロジェクトを順次進行プロジェクトに設定した場合、

現時点で実行不可能なタスクを隠しておくことができます。

上記の例で言えば、「具材を購入」する前には決して「具材を洗う」ことはできないわけです。

「具材を購入」のタスクに実施のチェックを入れると、自動的に次のステップの「具材を洗う」が実行可能なタスクとして表示されるのです。

 

2．多彩なフィルタ機能

　大体のタスク管理ソフトでは「コンテキスト」の設定ができるように設計されています。

「コンテキスト」は簡単に言えばタスクを実行する「場」、「シチュエーション」のこと。

Omni Focusではデフォルトで、「雑用」「自宅」「勤務先」「Mac：メール」「Mac：オンライン」「電話」「人：上司」などのコンテキストが用意されています。

特定のコンテキストにあるタスクだけを表示することで、その場で実行可能なタスクに集中することができます。

　もう一つ、タスクにかかる推定所要時間を設定することができます。

この予想時間をフィルタとして使うことで、たとえば、「Macが目の前にあって15分時間がある」と言う場合に、「Mac：オンライン　x　推定所要時間15分」でフィルタをかけることで実行可能なタスクを表示させることができます。

Nozbeでもタスクの推定所要時間を設定することができますが、推定所要時間でフィルタをかける機能がなかったため、設定する意味があまり無かったのです。

これも地味に便利な機能。

 

3．iPhone版の「予測」ビューが便利

　多くのタスク管理ソフトの例に漏れず、Omni FocusでもiPhone版、iPad版アプリが用意されており、クラウド経由での同期が可能です。

僕はiPhone版を利用していますが、iPhone版では「予測」ビュー画面と言うのがあります。

これはiCalとの連携で、その日が期限となるタスクと、その日のカレンダー上のイベントが同時に表示されると言う機能です。

タスクの総量とその日の空き時間を一覧することができるので、「この時間にこのタスクをやってしまおう」という見通しを立てやすいです。

 

4．各タスクにファイルへのリンクを張れる

　「報告書を完成させる」タスクがあったとして、その「報告書」のファイルをドラッグアンドドロップでタスクにリンクすることができます。

ファイルを探す手間が無くなるので、これも地味に便利な機能と思います。

同様に、ウェブサイトのURLも張ることができるので、オンライン上でするようなタスクの場合に便利です。

 

5．マップ機能(iPhone版)

　これは各「コンテキスト」にマップ上の場所を紐づけることで、マップ上でタスクを確認できると言う機能。

たとえば、「ヨドバシカメラに行ってCD-Rを買う」というタスクのコンテキストにヨドバシカメラをセットしておけば、

近くに来た時にタスクを処理できると言うわけ。

だが、正直この機能はあまり使っていない・・・

 

 

　以上みてきたように、Omni Focusは多彩な機能があって使いこなすのが難しいとも言えますが、慣れてくればこれほど力強いソフトもないと言え、高いけれどもOSXユーザには是非お薦めしたいソフトです。

iPhone版、iPad版と同時に使うと更なる恩恵が受けられます。まずはアプリを購入して試すのも良いですが、それに先んじてデビッド・アレンさんの著作を読むことを強く御勧めします。

 

　では

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